Правила написания успешного сопроводительного письма
Сопроводительное письмо – это ваш шанс показать работодателю, почему именно вы подходите на вакансию. Оно поможет выделиться среди других кандидатов, привлечь внимание рекрутера и повысить шансы на успех. Разберёмся, как правильно его написать, чего избегать и что обязательно включить.
Цели сопроводительного письма
Сопроводительное письмо – это дополнение к резюме. Оно объясняет, почему именно вы – лучший кандидат, какие у вас есть сильные стороны и чем вы можете быть полезны компании.
В чём его смысл:
💡 Показать интерес к компании и должности. Работодатель увидит, что вы не просто рассылаете резюме всем подряд.
🤝 Доказать, что вы принесёте пользу. Расскажите, как ваш опыт и навыки пригодятся на новом месте. В письме можно очень конкретно расписать,
📌 Выделиться среди других. Качественное письмо увеличивает шанс, что вас заметят. Если претендентов много, он может стать вашим преимуществом. А если опыта работы нет, письмо поможет заинтересовать работодателя.
📏 Выполнить требования работодателя. Иногда в вакансии просят указать кодовое слово – это проверка внимательности.
В зарубежных компаниях такие письма обязательны. В крупных российских фирмах они тоже могут сыграть решающую роль, особенно если у вас мало опыта или вы только закончили учёбу. Этот документ помогает обратить на себя внимание
Жёстких правил нет, но важно соблюдать основные элементы:
• Приветствие. Лучше обращаться к конкретному человеку, если знаете его имя. Если нет, используйте нейтральное «добрый день».
Что включить в сопроводительное письмо
• Название вакансии. Укажите, на какую должность претендуете и где нашли объявление.
• Коротко о своём опыте. Расскажите, что из вашего прошлого опыта пригодится на новом месте.
• Ваши навыки и качества. Какие умения помогут вам справляться с задачами.
• Почему хотите работать именно здесь. Это покажет вашу мотивацию и заинтересованность в компании.
• Готовность к общению. Оставьте контакты и предложите обсудить детали на собеседовании.
• Кодовое слово (если нужно).
Структура письма
Чтобы письмо было понятным и удобным, придерживайтесь структуры:
1. Приветствие. Можно обратиться по имени или написать нейтрально. Укажите, откуда узнали о вакансии
2. Основная часть. Расскажите, почему вам интересна эта работа, какие у вас есть полезные навыки и как они пригодятся компании. Желательно подкрепить информацию примерами – например, упомянуть успешные проекты или достижения.
3. Заключение. Напишите, что готовы к собеседованию, оставьте контакты. Можно добавить фразу вроде: «Буду рад обсудить детали!»
Важные параметры
При составлении сопроводительного письма важно учитывать его объём и стиль оформления. Это поможет сделать текст лаконичным, но информативным, и повысит вероятность положительного отклика от работодателя.
Размер
Письмо должно быть содержательным, но без лишних деталей и длинных рассуждений. Главное – донести до рекрутера ключевые моменты о ваших навыках и профессиональном опыте.
Обычно текст занимает 5-6 небольших абзацев, что соответствует примерно половине страницы формата А4. Такой объём позволяет кратко, но ёмко раскрыть ваши сильные стороны и заинтересовать работодателя.
Также обратите внимание на шрифт – он должен быть читабельным. Важно выделять обращения и ключевые моменты, чтобы письмо было удобным для восприятия.
Стиль
Сопроводительное письмо – это деловой документ, поэтому оно должно соответствовать нормам делового общения.
Сложные конструкции, разговорные выражения и излишняя эмоциональность здесь неуместны.
Текст должен быть:
• простым и понятным,
• структурированным,
• без грамматических и пунктуационных ошибок.
Если вы претендуете на творческую должность, допускается более свободный стиль изложения – это поможет подчеркнуть вашу индивидуальность. Но нужно соблюдать баланс, чтобы письмо не выглядело слишком неформальным.
Возможные ошибки
Некоторые сопроводительные письма сразу привлекают внимание рекрутеров, а другие отправляются в корзину. Разберём распространённые ошибки и способы их исправления.
Чтобы ваше письмо сразу привлекло внимание рекрутера, важно сделать его не только содержательным, но и удобным для чтения.
1. Шаблонный текст. Если письмо не раскрывает вашу индивидуальность и выглядит как стандартная заготовка, оно вряд ли заинтересует работодателя. Добавьте конкретику – укажите, где вы работали, какие обязанности выполняли, и почему вам интересна именно эта вакансия.
2. Слишком длинное письмо. Излишне подробное письмо утомляет и теряет смысл. Уберите лирические отступления и оставьте только основную информацию.
3. Ошибки в тексте. Грамматические и пунктуационные ошибки создают впечатление небрежности. Обязательно проверьте текст перед отправкой.
4. Дублирование резюме. Сопроводительное письмо не должно просто повторять информацию из резюме – оно дополняет его. Сделайте акцент на том, что именно вы можете предложить компании, какие ваши качества и навыки особенно полезны для данной должности.
5. Несоблюдение делового стиля. Отсутствие приветствия, фамильярность или, наоборот, чрезмерная официальность могут оттолкнуть работодателя. Всегда начинайте письмо с вежливого обращения, используйте уважительный, но не излишне формальный тон.
6. Излишняя лесть. Письмо, в котором соискатель слишком расхваливает компанию или рекрутера, может вызвать недоумение. Лучше показать свою искреннюю заинтересованность в работе и объяснить, почему эта компания вам подходит.
7. Неподходящий тон. Если в письме в креативное агентство допустимо немного неформальное общение, то для государственных организаций и крупных компаний требуется строго деловой стиль. Изучите корпоративную культуру компании и подстройте тон письма под её стиль.
Рекомендации по улучшению письма
Чтобы ваше письмо сразу привлекло внимание рекрутера, важно сделать его не только содержательным, но и удобным для чтения.
Как сделать текст визуально приятным:
• Если письмо оформляется в отдельном документе, выравнивайте текст по левому краю, выделяйте заголовки и оставляйте достаточные поля.
• При написании письма на сайте поиска работы делайте пустую строку между абзацами, чтобы текст не сливался в сплошное полотно.
• Убедитесь, что в тексте нет двойных пробелов или случайных опечаток.
Удобно сначала подготовить письмо в Word-документе.
Это позволит:
• Скопировать текст вакансии и проанализировать требования.
• Проверить соответствие вашего опыта и навыков условиям работы.
• Объяснить возможные пробелы в опыте или смену сферы деятельности.
• Проверить правописание и грамотно оформить документ.
• При перечислении навыков используйте маркированный список – но не больше одного в письме.
Информация в резюме и сопроводительном письме не должна повторяться. Примеры:
Резюме: Высшее экономическое образование
Сопроводительное письмо: На мой взгляд, я имею достаточный опыт, чтобы претендовать на должность, т. к. имею 10-летний стаж работы в продажах, в том числе, технически сложных продуктов
Резюме: Владение языками: испанский на уровне B2
Сопроводительное письмо: Могу вести деловую переписку на испанском языке
Как правильно отправить документ
Если вы отправляете сопроводительное письмо и резюме в электронном виде, есть 2 варианта:
1. Текст электронного письма – это сопроводительное письмо, а резюме прикрепляется, как вложение
2. Прикрепить оба документа в качестве вложений, указав в тексте письма, что это резюме на конкретную вакансию.
Уточните, какие форматы документов подходят (PDF, DOCX). Если файл не откроется у работодателя, он вряд ли будет пытаться его конвертировать.
Если у вас есть портфолио, прикрепите его тем же способом, что и резюме.
При отправке через онлайн-сервисы заполните все обязательные поля. Обычно на рекрутинговых сайтах есть специальное поле для сопроводительного письма.
Дополнительные советы
При составлении сопроводительного письма обратите внимание на несколько ключевых моментов:
🎯 Адресность письма – избегайте шаблонных сообщений, которые выглядят так, будто их разослали десяткам компаний. Работодатель должен видеть, что письмо написано специально для него.
🔬 Изучите компанию – узнайте больше о её деятельности, ценностях и специфике работы. Это поможет вам сделать письмо более конкретным и убедительным.
❌ Лишняя информация ни к чему – увлечения и достижения, не связанные с профессией, лучше оставить за рамками. Например, умение играть на виолончели или любовь к скалолазанию – это здорово, но, если это не имеет отношения к вакансии, упоминать не стоит.
📝 Не повторяйте резюме – сопроводительное письмо не должно дублировать информацию из резюме. Оно должно дополнять его и раскрывать важные детали.
📊 Не обсуждайте зарплату и график – такие вопросы лучше оставить для собеседования. В письме важно сосредоточиться на вашем опыте, мотивации и пользе, которую вы принесёте компании.
🔍 Объясняйте нюансы – если в вашем резюме есть моменты, которые могут вызвать вопросы, поясните их. Например, общий стаж – 7 лет, но фактически в профессии вы проработали 4 года, так как находились в декретном отпуске.
📌 Будьте конкретны – вместо размытых формулировок указывайте точные данные: не “опыт несколько лет”, а “6,5 лет”; не “участие в более 10 проектах”, а “участие в 12 проектах”.
💪 Подтверждайте важные качества – если в вакансии указана требуемая внимательность, подчеркните, что на предыдущем месте работы не допускали ошибок. Отличным дополнением будет рекомендательное письмо от бывшего работодателя.
Как рекрутер смотрит письма
То, насколько внимательно изучат ваше сопроводительное письмо, зависит от компании, количества кандидатов и загруженности HR-специалиста.
Возможны 3 сценария:
1. Тщательное изучение – когда письмо читают полностью, анализируя каждую деталь.
2. Беглый просмотр – внимание акцентируется только на ключевых моментах.
3. Полное игнорирование – иногда работодатель смотрит только на резюме.
Но даже если письмо прочитают мельком, оно должно быть оформлено так, чтобы сразу привлекать внимание к самым важным фактам.
Чтобы стать частью нашей команды:
1. Оставьте заявку на заинтересовавшую вакансию или свяжитесь с нами по телефону +7 927 893 48 01
2. Пройдите собеседование, расскажите о себе, узнайте все детали работы.
3. Присоединяйтесь к нам и покоряйте новые горизонты с «АЛВЕ Групп»!
Анастасия Скворцова, HR-специалист компании «АЛВЕ Групп»
Рассказывает про развитие карьеры и актуальные события на рынке труда
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
